Logiciel Supply Chain versus fichier Excel

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*38% d’un panel hexa­go­nal recon­naît être dépen­dant d’Excel, uti­li­sé en paral­lèle avec des appli­ca­tions dédiées à la Sup­ply. Cette *étude d’IDC a été menée auprès de 1.800 lea­ders de la Sup­ply Chain en Europe (France, Alle­magne et Royaume-Uni). 

Logiciel Supply Chain versus fichier Excel : de nombreuses erreurs

88% des feuilles de cal­cul sur fichier Excel contiennent des erreurs (selon l’é­di­teur Tage­tik en 2016).

Fautes de frappes, oublis de mise à jour manuelle, erreurs de cal­cul, appli­ca­tion de mau­vaises for­mules… autant d’er­reurs qui pour­raient être évi­tées en uti­li­sant des solu­tions logi­cielles adap­tées, notam­ment en Sup­ply Chain.

En effet, ces erreurs peuvent coû­ter très cher !

Ain­si, en février 2013, dans le maga­zine – the New Sta­tes­man, JP Mor­gan rap­pe­lait sa perte de 9 mil­liards de dol­lars, due en grande par­tie à l’utilisation d’Excel.

La mani­pu­la­tion d’une mul­ti­tude de feuilles de cal­culs et de fichiers, com­plé­tés à la main par un pro­cé­dé non auto­ma­ti­sé, aurait engen­dré des erreurs fatales à l’entreprise.

En bref, si la Sup­ply Chain se digi­ta­lise pro­gres­si­ve­ment en France, le fichier Excel encore très pré­sent, ne per­met plus aux équipes d’être effi­caces et sûres ni de faire face aux enjeux de per­for­mance actuels. En par­ti­cu­lier dans les sec­teurs indus­triels ou de la dis­tri­bu­tion qui pro­posent de nom­breuses réfé­rences produits. 

Et nous y reviendrons…

Quelles sont les sources d’erreurs liées à l’utilisation d’un fichier Excel ?

Les erreurs liées à l’u­ti­li­sa­tion de fichiers Excel sont cou­rantes et peuvent avoir des consé­quences importantes :

• Erreurs de sai­sie de don­nées : les uti­li­sa­teurs peuvent com­mettre des erreurs de frappe, de copie-col­lage ou de sélec­tion incor­recte des don­nées, ce qui peut entraî­ner des inexac­ti­tudes dans les cal­culs et les analyses
• Erreurs de for­mule : les erreurs de for­mule sont cou­rantes, comme l’o­mis­sion de paren­thèses, l’u­ti­li­sa­tion de réfé­rences incor­rectes ou l’ap­pli­ca­tion de for­mules inadap­tées. Ces erreurs peuvent pro­duire des résul­tats incorrects
• Inco­hé­rence des don­nées : lorsque plu­sieurs per­sonnes col­la­borent sur un fichier Excel, il peut être dif­fi­cile de main­te­nir la cohé­rence des don­nées, ce qui peut conduire à des infor­ma­tions contradictoires
• Chan­ge­ments inat­ten­dus de for­mat : les modi­fi­ca­tions du for­mat des cel­lules, telles que la conver­sion invo­lon­taire de don­nées en date ou en texte, peuvent alté­rer la signi­fi­ca­tion des don­nées et entraî­ner des erreurs
• Pertes de don­nées : des don­nées impor­tantes peuvent être acci­den­tel­le­ment sup­pri­mées ou écra­sées, ce qui peut être dif­fi­cile à récupérer
• Non-mise à jour des don­nées : lorsque les don­nées doivent être régu­liè­re­ment mises à jour, il est facile d’ou­blier de le faire, ce qui peut entraî­ner des infor­ma­tions obsolètes
• Confi­den­tia­li­té des don­nées : les fichiers Excel ne sont pas tou­jours sécu­ri­sés, ce qui peut expo­ser des don­nées sen­sibles en cas d’ac­cès non autorisé
• Uti­li­sa­tion de réfé­rences abso­lues ou rela­tives inap­pro­priées : les erreurs se pro­duisent lorsque les uti­li­sa­teurs uti­lisent des réfé­rences de cel­lules abso­lues lorsque des réfé­rences rela­tives seraient appro­priées, ou vice ver­sa, ce qui affecte la façon dont les don­nées sont mises à jour

Quelques idées reçues sur le fichier Excel…

Le fichier Excel est collaboratif ? Faux !

Si la majeure par­tie des entre­prises fonc­tionne avec le pack Office à même de lire et de modi­fier un docu­ment et de par­ta­ger des fichiers Excel, envoyer un fichier à ses  col­la­bo­ra­teurs et faire des modi­fi­ca­tions en même temps qu’eux… c’est une autre paire de manche.

Un fichier mal fil­tré ou mal com­plé­té peut engen­drer de nom­breuses erreurs de sai­sie, de lec­ture de don­nées et donc de prises de décision.

Tout le monde maîtrise Excel… sur le CV

Si rares sont les CV qui ne men­tionnent pas la maî­trise du pack office, sous-enten­du « la maî­trise d’Excel », les fonc­tion­na­li­tés du fichier Excel sont loin d’être acquises par tout un chacun.

Inté­grer et maî­tri­ser les for­mules pour son cal­cul de taux de dis­po­ni­bi­li­té, d’un taux de ser­vice, sans par­ler de construire un tableau de bord logis­tique ou d’optimiser la ges­tion de stock devient vite un casse-tête chronophage.

Non. Tout le monde ne sait pas se ser­vir d’un fichier Excel avec un niveau de com­pé­tence suf­fi­sant pour être uti­li­sé de manière efficace.

Voici pourquoi

• Com­plexi­té : Excel offre de nom­breuses fonc­tion­na­li­tés avan­cées, y com­pris des for­mules, des gra­phiques, des macros, des tableaux croi­sés dyna­miques, etc. Uti­li­ser ces fonc­tion­na­li­tés de manière experte peut être complexe,
• Besoins spé­ci­fiques : les com­pé­tences requises pour Excel varient en fonc­tion des besoins de l’u­ti­li­sa­teur. Une per­sonne peut avoir des com­pé­tences de base pour effec­tuer des tâches simples. Tan­dis qu’une autre peut avoir besoin de com­pé­tences avan­cées pour des ana­lyses complexes,
• For­ma­tion : tout le monde n’a pas sui­vi une for­ma­tion en Excel. Ou alors, n’a acquis que des com­pé­tences de base par l’expérience,
• Uti­li­sa­tion limi­tée : cer­taines per­sonnes n’u­ti­lisent Excel que rare­ment ou pour des tâches simples, ce qui limite leur besoin et connais­sance du logiciel,
• Acces­si­bi­li­té : les per­sonnes ayant des besoins spé­ciaux en matière d’ac­ces­si­bi­li­té peuvent ren­con­trer des obs­tacles à l’u­ti­li­sa­tion d’Excel,
• Pré­fé­rences per­son­nelles : cer­tains pré­fèrent uti­li­ser d’autres outils ou logi­ciels pour accom­plir des tâches similaires.

Pourquoi utiliser Excel pour gérer sa Supply Chain ?

Uti­li­ser un fichier Excel pour gérer sa Sup­ply Chain peut pré­sen­ter cer­tains avantages.

Cepen­dant comme évo­qué plus haut, cela dépend for­te­ment de la taille et de la com­plexi­té de l’entreprise, ain­si que de ses besoins spécifiques.

Alors, pour­quoi cer­taines entre­prises uti­lisent Excel pour gérer leur Sup­ply Chain ?

• Acces­si­bi­li­té : Excel est lar­ge­ment uti­li­sé et dis­po­nible sur de nom­breuses pla­te­formes. Il est donc faci­le­ment acces­sible pour de nom­breux uti­li­sa­teurs à faible coût
• Per­son­na­li­sa­tion : vous pou­vez per­son­na­li­ser des fichiers Excel en fonc­tion de vos besoins spé­ci­fiques. Cela signi­fie que vous pou­vez créer des modèles et des rap­ports adap­tés à votre entreprise
• Coût : Excel est géné­ra­le­ment moins coû­teux que cer­tains logi­ciels de ges­tion de la Sup­ply Chain. C’est donc un avan­tage pour les petites entre­prises avec des bud­gets limités
• Flexi­bi­li­té : vous avez le contrôle total sur la struc­ture et les don­nées de votre fichier Excel. Cela per­met d’ap­por­ter des modi­fi­ca­tions rapi­de­ment en fonc­tion des besoins chan­geants de votre chaîne d’approvisionnement

Cepen­dant, l’u­ti­li­sa­tion d’Ex­cel pour gérer une Sup­ply Chain peut pré­sen­ter des incon­vé­nients :

• Limi­ta­tions de taille : Excel peut être limi­té en termes de la quan­ti­té de don­nées qu’il peut gérer effi­ca­ce­ment. Pour les grandes entre­prises avec une Sup­ply Chain com­plexe, il peut rapi­de­ment deve­nir insuffisant
• Risque d’er­reur : les fichiers Excel sont sujets aux erreurs humaines. Une simple erreur de for­mule ou de sai­sie peut avoir un impact signi­fi­ca­tif sur la ges­tion de la Sup­ply Chain
• Manque de col­la­bo­ra­tion : si plu­sieurs per­sonnes doivent col­la­bo­rer sur la ges­tion de la Sup­ply Chain, cela peut deve­nir com­pli­qué avec des fichiers Excel. Il peut être dif­fi­cile de main­te­nir la cohé­rence des don­nées et d’as­su­rer une com­mu­ni­ca­tion efficace
• Manque d’au­to­ma­ti­sa­tion : Excel n’offre pas autant de fonc­tion­na­li­tés d’au­to­ma­ti­sa­tion que les logi­ciels de ges­tion de la Sup­ply Chain dédiés. Ce qui signi­fie que cer­taines tâches vont devoir être effec­tuées manuellement
• Dif­fi­cul­té à gérer des don­nées en temps réel : Excel n’est pas la meilleure option pour gérer des don­nées en temps réel. Ce qui peut être péna­li­sant pour une Sup­ply Chain réac­tive et dynamique

En résu­mé, l’u­ti­li­sa­tion d’Ex­cel pour gérer sa Sup­ply Chain peut être bien adap­tée à cer­taines petites entre­prises ou à des tâches spé­ci­fiques. Mais elle peut deve­nir inef­fi­cace pour les entre­prises de grande enver­gure ou/et avec des besoins plus complexes. 

Dans ces der­niers cas, l’in­ves­tis­se­ment dans un logi­ciel de ges­tion de la Sup­ply Chain dédié peut être plus appro­prié pour garan­tir une ges­tion effi­cace et pré­cise de la chaîne d’approvisionnement.

Suivre la gestion des stocks en multi-sites avec Excel ?

Suivre la ges­tion des stocks sur dif­fé­rents sites peut être com­plexe avec Excel. 

En par­ti­cu­lier comme nous l’avons plus haut, lorsque la taille de l’en­tre­prise et la com­plexi­té de sa chaîne d’ap­pro­vi­sion­ne­ment augmentent.

Excel peut en effet présenter des limitations

• Dif­fi­cul­té à conso­li­der les don­nées : si chaque site a son propre fichier Excel pour gérer ses stocks, il peut être dif­fi­cile de conso­li­der effi­ca­ce­ment ces don­nées pour obte­nir une vue glo­bale et en temps réel de l’en­semble de la chaîne d’ap­pro­vi­sion­ne­ment. Les fichiers Excel doivent être mis à jour et conso­li­dés manuel­le­ment, ce qui peut entraî­ner des retards et des erreurs
• Risque d’er­reurs humaines : Excel est sen­sible aux erreurs de sai­sie de don­nées, de for­mules et de réfé­rences de cel­lules. Les erreurs peuvent avoir un impact signi­fi­ca­tif sur la ges­tion des stocks, notam­ment sur les niveaux de stocks, les com­mandes et les réapprovisionnements
• Manque de visi­bi­li­té en temps réel : Excel n’est pas conçu pour four­nir une vue en temps réel des stocks sur dif­fé­rents sites. Il faut mettre à jour manuel­le­ment les don­nées et faire des rap­ports fré­quents pour obte­nir une image pré­cise de l’é­tat de vos stocks
• Dif­fi­cul­té à gérer la tra­ça­bi­li­té : pour suivre la tra­ça­bi­li­té des pro­duits ou la ges­tion des lots, Excel peut ne pas être adap­té. Il est dif­fi­cile de gar­der une trace com­plète des infor­ma­tions sur les pro­duits, dans un fichier Excel
• Manque de fonc­tion­na­li­tés avan­cées : Excel ne dis­pose pas de fonc­tion­na­li­tés avan­cées de ges­tion de stocks. Notam­ment, la ges­tion auto­ma­ti­sée des com­mandes, la pré­vi­sion de la demande, la ges­tion des retours, la ges­tion des niveaux de sécu­ri­té, etc
• Limi­ta­tions de col­la­bo­ra­tion : si plu­sieurs per­sonnes ou équipes tra­vaillent sur la ges­tion des stocks, la col­la­bo­ra­tion simul­ta­née sur un fichier Excel est dif­fi­cile à gérer. En outre, les risques de conflits et de don­nées contra­dic­toires augmentent
• Sécu­ri­té des don­nées : la sécu­ri­té des don­nées dans Excel peut être un pro­blème, en par­ti­cu­lier si les infor­ma­tions sur les stocks contiennent des don­nées sen­sibles. Excel ne four­nit pas les niveaux de sécu­ri­té requis pour pro­té­ger ces informations

Pour de nom­breuses entre­prises, en par­ti­cu­lier celles qui ont des stocks impor­tants, la ges­tion des stocks sur dif­fé­rents sites est plus effi­cace et pré­cise avec des sys­tèmes de ges­tion de la chaîne d’ap­pro­vi­sion­ne­ment ou des logi­ciels de ges­tion des stocks dédiés.

Ces logi­ciels spé­ci­fiques offrent des fonc­tion­na­li­tés avan­cées pour la ges­tion des stocks, la conso­li­da­tion des don­nées, la visi­bi­li­té en temps réel et la tra­ça­bi­li­té. Ils aident à ratio­na­li­ser les opé­ra­tions et à mini­mi­ser les erreurs. 

Ajou­tons que la mise en place d’ou­tils dédiés n’ef­face pas l’u­ti­li­sa­tion d’Ex­cel. Notam­ment pour des besoins ponctuels. 

Cepen­dant, uti­li­ser Excel comme brique cen­trale reste périlleux.

En bref. Dans ce contexte d’in­cer­ti­tudes éco­no­miques et d’ins­ta­bi­li­té mon­diale, les outils numé­riques semblent don­ner plus de visi­bi­li­té aux déci­deurs. Ils ren­forcent l’é­change d’in­for­ma­tions et la col­la­bo­ra­tion entre les ser­vices Sup­ply Chain.

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