TMS – définition

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TMS : Transport Management System

Le Trans­port Mana­ge­ment Sys­tem ou TMS est un logi­ciel spé­cia­li­sé (ou module spé­ci­fique d’un ERP) dans la pla­ni­fi­ca­tion des trans­ports. Il appar­tient à la grande famille des logi­ciels de ges­tion de la sup­ply chain

Il pro­pose, selon les édi­teurs, des fonc­tion­na­li­tés nom­breuses qui dépassent bien sou­vent la simple orga­ni­sa­tion du transport :

• Opti­mi­sa­tion des trans­ports, par des­ti­na­tion, exi­gences tech­niques spé­ci­fiques, coûts
• Plan­ning par por­tail de prise de RDV sur les cré­neaux et quais gérés 
  • Expé­di­tions : prise en charge des colis et palettes par les transporteurs
  • Livrai­sons : trans­por­teurs en arri­vée avec contrôle d’identification camions, chauffeurs
• Appel d’offres transports
• Simu­la­tions et optimisations
• KPI’s de sui­vi de l’activité transports
• Tra­cking des expé­di­tions jusqu’à la livraison

Principales fonctions d’un TMS

Un TMS du mar­ché four­nit un ensemble com­plet d’ou­tils pour la pla­ni­fi­ca­tion, l’exé­cu­tion et l’op­ti­mi­sa­tion des expéditions. 

Exécution

Un TMS per­met éga­le­ment aux uti­li­sa­teurs d’exé­cu­ter les prin­ci­pales actions de ges­tion du fret, notam­ment la réser­va­tion des expé­di­tions auprès des transporteurs.

La visi­bi­li­té en temps réel du mou­ve­ment des mar­chan­dises dans le réseau de trans­port per­met de suivre les expé­di­tions et de par­ta­ger ces infor­ma­tions avec les clients et les fournisseurs.

Il existe éga­le­ment des sys­tèmes de com­mu­ni­ca­tion pour contac­ter les chauf­feurs en tran­sit et des fonc­tions GPS (Glo­bal Posi­tio­ning Sys­tem) pour mesu­rer le temps et la distance.

Planification

Alors que la plu­part des fonc­tion­na­li­tés d’un TMS se concentrent sur l’exé­cu­tion, une grande par­tie de la puis­sance du sys­tème pro­vient des outils qu’il four­nit pour pla­ni­fier et opti­mi­ser le pro­ces­sus d’expédition.

Il four­nit des don­nées et des ana­lyses sur des fac­teurs cri­tiques, tels que :

• le prix,
• le niveau de service
• et le temps de tran­sit, pour per­mettre aux uti­li­sa­teurs de choi­sir les trans­por­teurs et les iti­né­raires les plus sus­cep­tibles de trans­por­ter les mar­chan­dises le plus rapi­de­ment et le moins cher possible.

Ces capa­ci­tés d’op­ti­mi­sa­tion peuvent s’é­tendre jus­qu’au niveau de la com­mande et du char­ge­ment. Les uti­li­sa­teurs peuvent, par exemple, dimen­sion­ner les char­ge­ments ou réorien­ter les com­mandes afin de maxi­mi­ser l’u­ti­li­sa­tion des res­sources des trans­por­teurs dans le cas d’ex­pé­di­tions en char­ge­ments par­tiels (LTL – Less Than Tru­ck­load). Ils peuvent éga­le­ment pla­ni­fier des voyages à plu­sieurs étapes pour mini­mi­ser les coûts de car­bu­rant et de main-d’œuvre en évi­tant les kilo­mètres à vide entre les arrêts.

Un TMS dis­pose géné­ra­le­ment de fonc­tions de rap­ports et d’a­na­lyses pour four­nir les per­for­mances du trans­por­teur et d’autres para­mètres clés. Il peut éga­le­ment expor­ter des don­nées et des rap­ports vers le sys­tème ERP ou une pla­te­forme de veille stra­té­gique (BI) pour analyse.

Administration

La ges­tion du trans­port et de la logis­tique est com­plexe par nature. Elle néces­site beau­coup de for­ma­li­tés pour les tran­sac­tions inter­en­tre­prises BtoB, la confor­mi­té régle­men­taire et les audits. Par consé­quent, un TMS doit dis­po­ser de suf­fi­sam­ment de fonc­tions admi­nis­tra­tives pour répondre aux exi­gences en matière de docu­men­ta­tion et de rap­ports financiers.

Les fonc­tions typiques comprennent :

• la fac­tu­ra­tion,
• le paie­ment
• et les outils per­met­tant de garan­tir l’exac­ti­tude en com­pa­rant les tarifs publiés par un trans­por­teur avec les mon­tants figu­rant sur une fac­ture, par exemple.
• il peut exis­ter un sys­tème de paie­ment auto­ma­tique pour ratio­na­li­ser la mani­pu­la­tion des factures.

Un TMS peut éga­le­ment géné­rer un connais­se­ment*, un type de reçu qu’un expé­di­teur ou un trans­por­teur peut émettre pour pré­ci­ser les articles d’une expé­di­tion et les condi­tions du contrat. Les connais­se­ments sont éga­le­ment uti­li­sés pour les douanes et les assu­rances.

*contrat de trans­port maritime

Enfin, un TMS doit éga­le­ment gérer le règle­ment. Il s’a­git d’un pro­ces­sus plus com­plexe qui néces­site la docu­men­ta­tion de cer­taines étapes et mesures du fret, avant que le paie­ment puisse être effec­tué, comme la preuve de la livrai­son, de l’en­lè­ve­ment et du temps de transit.

Les don­nées recueillies au cours du pro­ces­sus de règle­ment ali­mentent les pro­ces­sus de ges­tion et d’op­ti­mi­sa­tion des per­for­mances du TMS.

Les uti­li­sa­teurs du TMS pour­ront aus­si recher­cher dans les don­nées de règle­ment ‚des indices sur la demande des clients et l’u­ti­li­sa­tion des capa­ci­tés, et négo­cier des prix à la vitesse de char­ge­ment et à l’heure de la jour­née par exemple.

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