Supply Chain : solutions logicielles versus Excel ?

Excel, ces erreurs qui coûtent cher

Si le fax comme nous l’a­vons connu se fait rare, il a su évo­luer vers le Cloud, notam­ment pour des rai­sons de sécurité. 

L’om­ni­pré­sence d’Ex­cel dont la 1ère ver­sion est sor­tie en 1985, pose ques­tion : qu’en est-il des solu­tions logi­cielles ver­sus Excel en Sup­ply Chain ?

En effet, fautes de frappes, oublis de mise à jour manuelle, erreurs de cal­cul, appli­ca­tion de mau­vaises for­mules… Autant d’er­reurs qui pour­raient être évi­tées en uti­li­sant des solu­tions logi­cielles adap­tées, notam­ment en Sup­ply Chain.

Et ces erreurs peuvent coû­ter cher.

En février 2013, the New Sta­tes­man rap­por­tait que JP Mor­gan avait per­du 9 mil­liards de dol­lars à cause de l’utilisation d’Excel. La mani­pu­la­tion d’une mul­ti­tude de feuilles de cal­culs et de fichiers, com­plé­tés à la main par un pro­cé­dé non auto­ma­ti­sé, aurait engen­dré des erreurs fatales à l’entreprise.

Côté Sup­ply Chain, même si elle se digi­ta­lise pro­gres­si­ve­ment en France, l’u­ti­li­sa­tion du tableur de Micro­soft est encore majo­ri­taire. Celui-ci pour­tant ne per­met plus autant d’ef­fi­ca­ci­té ni sureté et encore moins de faire face aux enjeux de per­for­mance actuels. 

Excel est un pari ris­qué pour les équipes et le pilo­tage de la Sup­ply Chain. En par­ti­cu­lier dans les sec­teurs indus­triels ou de la dis­tri­bu­tion qui pro­posent de nom­breuses références. 

Nous y reve­nons dans cet article. Aupa­ra­vant, rap­pe­lons quelques idées reçues sur le fichier Excel.

Supply Chain versus Excel : quelques idées reçues 

Le fichier Excel est collaboratif 

Faux !

Si la majeur par­tie des entre­prises fonc­tionnent avec le Pack Office et pour cer­taines dans la der­nière ver­sion 365, cela ne signi­fie pas pour autant qu’il est simple de col­la­bo­rer. Dans toutes les ver­sions Office, la coédi­tion ou modi­fi­ca­tion simul­ta­née d’un tableur n’est pas aisée. Un fichier mal fil­tré ou mal com­plé­té peut engen­drer de nom­breuses erreurs de sai­sie, de lec­ture de don­nées et donc de prises de décision.

En Sup­ply Chain, les don­nées com­munes inter-ser­vices ou com­mu­ni­quées de l’un à l’autre ser­vice sont nom­breuses. Les états des stocks remon­tés par la logis­tique vers le ser­vice ADV sont essen­tiels pour l’ATP (avai­lable to pro­mise). Une erreur, et c’est la satis­fac­tion client qui en pâtit. 

Notons aus­si que la ges­tion mul­ti­sites avec Excel s’a­vè­re­ra ardue. Typi­que­ment, pour la ges­tion des stocks, la tra­ça­bi­li­té des lots ou la conso­li­da­tion des niveaux de stocks pour laquelle un outil Sup­ply Chain sera beau­coup plus adapté. 

Tout le monde maîtrise Excel

Faux !

Tout le monde ne sait pas se ser­vir d’un fichier Excel avec un niveau de com­pé­tence suf­fi­sant pour être uti­li­sé de manière efficace. 

Si rares sont les CV qui ne men­tionnent pas la maî­trise du Pack Office, sous-enten­du « la maî­trise d’Excel », les fonc­tion­na­li­tés du fichier Excel sont loin d’être acquises par tout un chacun.

A tra­vers le prisme Sup­ply Chain, l’in­té­gra­tion et la maî­trise des for­mules pour son cal­cul de taux de dis­po­ni­bi­li­té, d’un taux de ser­vice, sans par­ler de construire un tableau de bord logis­tique ou d’optimiser la ges­tion de stock devient vite un casse-tête exces­si­ve­ment chronophage.

Plus en détails, les dimen­sions sui­vantes influent lar­ge­ment sur la maî­trise d’Excel : 

• Com­plexi­té : Excel offre de nom­breuses fonc­tion­na­li­tés avan­cées, y com­pris des for­mules, des gra­phiques, des macros, des tableaux croi­sés dyna­miques, etc. Uti­li­ser ces fonc­tion­na­li­tés de manière experte peut être complexe,
• Besoins spé­ci­fiques : les com­pé­tences requises pour Excel varient en fonc­tion des besoins de l’u­ti­li­sa­teur. Une per­sonne peut avoir des com­pé­tences de base pour effec­tuer des tâches simples. Tan­dis qu’une autre peut avoir besoin de com­pé­tences avan­cées pour des ana­lyses complexes,
• For­ma­tion : tout le monde n’a pas sui­vi une for­ma­tion Excel. Ou alors, n’a acquis que des com­pé­tences de base par l’expérience,
• Acces­si­bi­li­té : les per­sonnes ayant des besoins spé­ciaux en matière d’ac­ces­si­bi­li­té peuvent ren­con­trer des obs­tacles à l’u­ti­li­sa­tion d’Excel,
• Pré­fé­rences per­son­nelles : cer­tains pré­fèrent uti­li­ser d’autres outils ou logi­ciels pour accom­plir des tâches similaires.

Le dimensionnement d’Excel selon l’évolution de mes besoins est idéal

Faux !

Certes, Excel est flexible et son dimen­sion­ne­ment est inté­res­sant pour accom­pa­gner les évo­lu­tions diverses des besoins. 

Cepen­dant, nous notons qu’un tableur est sou­vent asso­cié à un maître du fichier (son créa­teur)… Ce qui rend la trans­mis­sion du savoir rela­tif à son uti­li­sa­tion compliquée. 

Par ailleurs, tout chan­ge­ment struc­tu­rel majeur dans Excel entraine une reprise impor­tante du fichier. Enfin, toute modi­fi­ca­tion majeure entraine une reprise com­plète du tableur Excel, source poten­tielle de nom­breuses erreurs.

Les erreurs liées à l’u­ti­li­sa­tion de fichiers Excel sont cou­rantes et peuvent avoir des consé­quences importantes. 

Par­mi les sources d’er­reurs les plus fré­quentes asso­ciées à l’u­ti­li­sa­tion de fichiers Excel :

• Erreurs de sai­sie de don­nées : les uti­li­sa­teurs peuvent com­mettre des erreurs de frappe, de copie-col­lage ou de sélec­tion incor­recte des don­nées, ce qui peut entraî­ner des inexac­ti­tudes dans les cal­culs et les analyses
• Erreurs de for­mule : les erreurs de for­mules sont cou­rantes. Comme l’o­mis­sion de paren­thèses, l’u­ti­li­sa­tion de réfé­rences incor­rectes ou l’ap­pli­ca­tion de for­mules inadap­tées. Ces erreurs peuvent pro­duire des résul­tats incorrects
• Inco­hé­rence des don­nées : lorsque plu­sieurs per­sonnes col­la­borent sur un fichier Excel, il peut être dif­fi­cile de main­te­nir la cohé­rence des don­nées. Ce qui peut conduire à des infor­ma­tions contradictoires
• Chan­ge­ments inat­ten­dus de for­mat : les modi­fi­ca­tions du for­mat des cel­lules, telles que la conver­sion invo­lon­taire de don­nées en date ou en texte, peuvent alté­rer la signi­fi­ca­tion des don­nées et entraî­ner des erreurs
• Pertes de don­nées : des don­nées impor­tantes peuvent être acci­den­tel­le­ment sup­pri­mées ou écra­sées, ce qui peut être dif­fi­cile à récupérer
• Non-mise à jour des don­nées : lorsque les don­nées doivent être régu­liè­re­ment mises à jour, il est facile d’ou­blier de le faire. Ce qui peut entraî­ner des infor­ma­tions obsolètes
• Confi­den­tia­li­té des don­nées : les fichiers Excel ne sont pas tou­jours sécu­ri­sés, ce qui peut expo­ser des don­nées sen­sibles en cas d’ac­cès non autorisé.

Excel est bien adapté pour la gestion de la Supply Chain des petites entreprises

Vrai !

Uti­li­ser un fichier Excel pour gérer sa Sup­ply Chain peut pré­sen­ter cer­tains avan­tages. Cepen­dant, cela dépend for­te­ment de la taille, de la com­plexi­té de flux. Mais aus­si des besoins spé­ci­fiques, du péri­mètre pour lequel Excel est utilisé. 

Alors pour­quoi cer­taines entre­prises choi­sissent d’u­ti­li­ser Excel pour gérer leur Sup­ply Chain :

• Acces­si­bi­li­té : Excel est lar­ge­ment uti­li­sé et dis­po­nible sur de nom­breuses pla­te­formes. Ce qui le rend faci­le­ment acces­sible pour de nom­breux utilisateurs. 
• Per­son­na­li­sa­tion : vous pou­vez per­son­na­li­ser des fichiers Excel en fonc­tion de vos besoins spé­ci­fiques en matière de ges­tion de la Sup­ply Chain. Cela signi­fie que vous pou­vez créer des modèles et des rap­ports adap­tés à votre entreprise.
• Coût : Excel est poten­tiel­le­ment moins coû­teux que cer­tains logi­ciels de ges­tion de la Sup­ply Chain. Ce qui peut être un avan­tage pour les petites entre­prises avec des bud­gets limi­tés. A condi­tion d’en véri­fier le coût interne…
• Flexi­bi­li­té : vous avez le contrôle total sur la struc­ture et les don­nées de votre fichier Excel. Ce qui vous per­met d’ap­por­ter des modi­fi­ca­tions rapi­de­ment en fonc­tion des besoins chan­geants de votre Sup­ply Chain.

Cepen­dant, l’u­ti­li­sa­tion d’Ex­cel pour gérer une Sup­ply Chain com­plexe sera limi­té en termes de :

• quan­ti­té de don­nées à gérer efficacement,
• de degré d’au­to­ma­ti­sa­tion restreint,
• de tâches à réa­li­ser manuellement. 

Cela aug­mente par la même occa­sion le risque d’erreur. 

Enfin, il est dif­fi­cile de gérer des don­nées en temps réel alors que la Sup­ply chain d’être réac­tive et dynamique.

En résu­mé, l’u­ti­li­sa­tion d’Ex­cel pour gérer sa Sup­ply Chain peut être adap­té à cer­taines petites entre­prises ou à des tâches spécifiques. 

Cepen­dant, Excel atteint des limites pour les entre­prises de grande enver­gure ou/et avec des besoins plus com­plexes. L’in­ves­tis­se­ment dans un logi­ciel de ges­tion de la Sup­ply Chain dédié peut être plus appro­prié pour garan­tir une ges­tion effi­cace et pré­cise de la chaîne d’approvisionnement.

Quels sont les logiciels de gestion de la supply chain les plus utilisés ?

Les logi­ciels de ges­tion de la Sup­ply Chain varient en fonc­tion de la taille de l’en­tre­prise. Mais aus­si, du type d’in­dus­trie et des besoins spécifiques.

Ces solu­tions peuvent être l’un des modules d’ERP du mar­ché comme SAP, ou ven­dus en stand alone comme Infor.

Parmi les logiciels les plus utilisés 

• SAP Inte­gra­ted Busi­ness Plan­ning (IBP) : c’est l’un des prin­ci­paux édi­teurs d’ERP. Son module IBP intègre des fonc­tion­na­li­tés de ges­tion de la demande, pla­ni­fi­ca­tion de la chaîne d’ap­pro­vi­sion­ne­ment, et ges­tion des stocks.
• Oracle Sup­ply Chain Mana­ge­ment (SCM) : couvre la ges­tion de la demande, la pla­ni­fi­ca­tion de la pro­duc­tion, la ges­tion des appro­vi­sion­ne­ments, la ges­tion des stocks. 
• Blue Yon­der : four­nit des solu­tions de pla­ni­fi­ca­tion de la chaîne d’ap­pro­vi­sion­ne­ment et de la demande.
• Kinaxis Rapi­dRes­ponse : des solu­tions de pla­ni­fi­ca­tion de la chaîne d’ap­pro­vi­sion­ne­ment et de la demande.
• Infor Cloud­Suite Sup­ply Chain Mana­ge­ment : Infor pro­pose des solu­tions de ges­tion de la Sup­ply Chain glo­bale. Ces logi­ciels couvrent l’en­semble du pro­ces­sus, de la pla­ni­fi­ca­tion à l’exé­cu­tion : S&OP, pré­vi­sions, pla­ni­fi­ca­tion, ordon­nan­ce­ment et WMS.
• Man­hat­tan Asso­ciates : spé­cia­li­sée dans le conseil en sys­tèmes et logi­ciels infor­ma­tiques. Elle pro­pose des solu­tions de ges­tion de la Sup­ply Chain.
• SAS Sup­ply Chain Intel­li­gence : solu­tions de ges­tion de la chaîne d’ap­pro­vi­sion­ne­ment avec capa­ci­tés d’a­na­lyse avan­cée pour la pré­vi­sion et l’optimisation.
• LLa­ma­soft Sup­ply Chain Guru : Lla­ma­soft est four­nis­seur de solu­tions de modé­li­sa­tion de la chaîne d’ap­pro­vi­sion­ne­ment pour l’op­ti­mi­sa­tion et la planification.
• Tools­Group SO99+ : solu­tions de pla­ni­fi­ca­tion de la chaîne d’ap­pro­vi­sion­ne­ment qui incluent des fonc­tion­na­li­tés de ges­tion de la demande et de ges­tion des stocks.
• Micro­soft Dyna­mics 365 Sup­ply Chain Mana­ge­ment : solu­tion de ges­tion de la chaîne d’ap­pro­vi­sion­ne­ment Elle intègre des fonc­tion­na­li­tés de pla­ni­fi­ca­tion, d’exé­cu­tion et de ges­tion des stocks.

Rap­pe­lons que le choix d’un logi­ciel de ges­tion de la Sup­ply Chain dépend des besoins spé­ci­fiques de l’entreprise, du sec­teur d’ac­ti­vi­té et de la taille de l’organisation.

Il est recom­man­dé de mener une éva­lua­tion appro­fon­die des options dis­po­nibles du mar­ché pour déter­mi­ner la solu­tion adap­tée à chaque envi­ron­ne­ment Sup­ply Chain.

Verdict : logiciel Supply Chain versus Excel ?

L’in­cer­ti­tude éco­no­mique, l’ins­ta­bi­li­té mon­diale et la régle­men­ta­tion entravent de plus en plus les chaînes d’ap­pro­vi­sion­ne­ment, déjà complexes. 

Dans ce contexte de crises, les outils numé­riques semblent don­ner plus de visi­bi­li­té aux déci­deurs. Ils ren­forcent l’é­change d’in­for­ma­tions et la col­la­bo­ra­tion entre les ser­vices Sup­ply Chain.